Khi công việc ngày càng trở nên bộn bề và phức tạp, hãy chọn cho mình một phần mềm nhắc nhở công việc hiệu quả – cả trên máy tính và điện thoại!
Để bắt kịp với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường, con người ngày nay buộc phải lao vào guồng quay khắc nghiệt giữa công việc và cuộc sống. Khối lượng công việc tăng nhanh, não bộ phải hoạt động hết công suất, tình trạng nhớ nhớ quên quên, bỏ dở việc cần làm cũng diễn ra thường xuyên hơn.
Hiểu được vấn đề thường trực của lối sống hiện đại này, phần mềm nhắc việc thông minh trên máy tính, điện thoại đã nhanh chóng ra đời. Và thực sự, những phần mềm này đã được chứng minh là những tính năng siêu tiện lợi sống đúng với tên tuổi của chúng. Mức độ phổ biến của chúng ngày nay có lẽ là không cần bàn cãi, khi không chỉ với dân văn phòng mà các freelancer, quản lý cửa hàng, sinh viên,… cũng đang tích cực sử dụng chúng.
Tuy nhiên, với lượng phần mềm như hiện nay, việc lựa chọn một phần mềm nhắc nhở hiệu quả nhất, phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng thực tế không phải là điều dễ dàng. Nếu phân vân trong việc lựa chọn, bạn có thể tham khảo ngay Top 11 phần mềm nhắc nhở khi làm việc hiệu quả nhất hiện nay:
Phần mềm PNotes
Phần mềm PNotes là một trong những phần mềm ghi chú lâu đời nhất, không chỉ giúp bạn lưu lại những dự định, kế hoạch mà còn là công cụ trang trí desktop với những “sticker” đẹp mắt.
Ưu điểm
- Thiết kế thân thiện với người dùng, đơn giản và dễ sử dụng.
- Màu sắc hài hòa.
Nhược điểm
- Giao diện không hiện đại và đẹp.
- Cập nhật ứng dụng chậm.
- Các tính năng cơ bản, không đặc biệt.
Phần mềm Any.DO
Phần mềm Any.DO là một ứng dụng quản lý công việc hoàn hảo với nhiều tính năng nổi bật so với các ứng dụng tương tự khác như việc bạn chỉ cần lên lịch cho các công việc, ứng dụng sẽ tự động sắp xếp chúng một cách khoa học,
Hơn nữa bạn cũng có thể thiết lập các thư mục công việc riêng biệt như: chẳng hạn như việc trên công ty, việc ở nhà, sinh nhật, … dễ dàng quản lý hơn.
Ưu điểm
- Sở hữu giao diện hiện đại, hỗ trợ người dùng sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ ưu tiên, đánh dấu trạng thái công việc chỉ bằng thao tác kéo thả trên điện thoại.
- Ghi chú có thể được thực hiện bằng hình ảnh, video clip hoặc giọng nói
- Màn hình hiển thị ngày rất tiện dụng và hữu ích.
- Hỗ trợ tích hợp với các trợ lý ảo nổi tiếng như Siri, Alexa hay Google Assistant.
Nhược điểm
- Liên kết đến các ứng dụng của bên thứ ba như email hoặc lịch bên ngoài chưa được hỗ trợ.
- Các tính năng nâng cao như gắn nhãn trạng thái công việc, sắp xếp theo bản chất hoặc bắt đầu các nhiệm vụ phụ bị bỏ qua.
- Giá của phiên bản Premium tương đối cao và không tương xứng.
Phần mềm Sticky Notes
Phần mềm Sticky Notes được xem là một trong những ứng dụng ghi chú trên máy tính phổ biến nhất hiện nay bởi nó được tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows. Ứng dụng giúp người dùng tạo ghi chú nhanh chóng và tiện lợi.
Tính năng
- Thiết kế thân thiện với người dùng, đơn giản và dễ sử dụng.
- Màu sắc đẹp, hiện đại.
- Hiệu ứng 3D mang lại cảm giác sống động, đẹp mắt.
Nhược điểm
- Tính năng vẫn là cơ bản, chỉ là ghi chú.
Phần mềm Base Wework
Phần mềm Base Wework được phát triển tại Việt Nam với giao diện và thiết kế phù hợp với nhu cầu của người Việt. Ứng dụng được thiết kế đặc biệt để quản lý các dự án theo nhóm cực kỳ hiệu quả.
Ưu điểm
- Ngôn ngữ và giao diện của Wework rất thân thiện với người dùng tại Việt Nam.
- Có khả năng xây dựng kế hoạch kinh doanh dưới dạng các phòng ban / dự án, được phân chia thành các nhiệm vụ với thời hạn cụ thể và người thực hiện và giám sát, có khả năng phân chia danh sách kiểm tra trong từng nhiệm vụ.
- Hỗ trợ tình trạng gắn thẻ với nhiều màu sắc khác nhau để dễ dàng theo dõi.
- Thông báo tự động đến tài khoản cá nhân và người quản lý khi có sự thay đổi về công việc, thời hạn hoặc quá hạn.
Nhược điểm
- Được thiết kế để sử dụng cho nhóm từ 15 người trở lên, không thuận tiện cho cá nhân.
- Chi phí sử dụng sẽ không thực sự hợp lý cho mục đích sử dụng cá nhân.
Phần mềm Trello
Phần mềm Trello là một công cụ quản lý công việc trực tuyến giúp bạn phân công và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Thay vì phải lục tung hàng núi email công việc để tìm kiếm thông tin, với Trello, bạn chỉ cần vài thao tác trực quan là có ngay thông tin mình cần. Cách thức hoạt động của nó là nó sẽ cho phép bạn tạo nhiều board (ngầm hiểu là một dự án) và trên mỗi board sẽ tạo các danh sách việc cần làm, bên trong mỗi board sẽ có nhiều công việc cần làm. xử lý để bạn quản lý từng công việc. Đây có thể coi là ứng dụng độc đáo và dễ hiểu nhất hiện nay.
Ưu điểm
- Dễ sử dụng, được thiết kế giống như những tờ giấy ghi chú trên màn hình, thao tác sử dụng cũng rất đơn giản.
- Giao diện theo dõi trực quan, các giai đoạn công việc sẽ được chia thành danh sách việc cần làm giống như danh sách.
- Kích thước tệp đính kèm cho gói Enterprise lên đến 250 MB.
Nhược điểm
- Khó sử dụng khi khối lượng công việc lớn và quá trình tìm thẻ công việc không thuận tiện.
- Không có phân cấp thành viên quản trị.
- Môi trường giao tiếp kém, không có hỗ trợ bình luận chung cho toàn bộ dự án, không có tính năng trò chuyện.
- Không phù hợp để quản lý thời gian vì các thẻ được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.
- Thiếu báo cáo công việc.
Phần mềm Google Keep
Phần mềm Google Keep là một công cụ ghi chú đơn giản, gọn nhẹ của Google. Người dùng có thể dễ dàng ghi lại những ý tưởng nảy ra trong đầu và nhớ lại một cách dễ dàng mọi lúc, mọi nơi với Google Keep. Ứng dụng này cũng cho phép bạn tạo danh sách, ghi chú bằng giọng nói hoặc chụp ảnh và ghi chú thích hợp. Hơn nữa, nó cho phép đặt lời nhắc dựa trên vị trí và khung thời gian để hiển thị những việc cần làm dựa trên cài đặt của người dùng.
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Tốc độ phản hồi nhanh.
- Hỗ trợ giao diện Việt hóa.
Nhược điểm
- Màu sắc khá đơn giản, chưa linh hoạt.
- Ghi chú nhóm không được hỗ trợ.
Phần mềm Microsoft To-Do
Phần mềm Microsoft To-Do cũng do nhóm Wunderlist xây dựng nhưng có giao diện gọn gàng, hiện đại hơn, kết hợp với một số chức năng thông minh để gợi ý, cung cấp thông tin về thời hạn hoặc hiển thị các công việc chưa hoàn thành. . . Đã hoàn thành. Đặc biệt hơn, ứng dụng này được tích hợp với Office 365 giúp người dùng dễ dàng kiểm tra việc hoàn thành công việc từ điện thoại di động hay máy tính để bàn.
Ưu điểm
- Hoàn toàn miễn phí nhưng được cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản cần thiết nhất.
- Bạn có thể tạo các nhiệm vụ phụ trong từng hạng mục công việc, thậm chí ghi chú và đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ phụ.
- Sở hữu tính năng “My Day” – giúp người dùng sắp xếp và phân bổ các công việc cần làm trong ngày một cách hiệu quả nhất.
- Sở hữu Quick Add trên hệ điều hành Android, giúp người dùng khởi tạo và nhận thông báo công việc nhanh chóng, tiện lợi.
Nhược điểm
- Các tính năng nổi bật như nhãn công việc và bộ lọc tìm kiếm đã bị bỏ qua.
- Chỉ cho phép người dùng kết nối với lịch biểu cá nhân từ Outlook.
Phần mềm Google Tasks
Đây là phần mềm thuộc hệ sinh thái Google nên dễ dàng kết nối với Gmail và Google Calendar. Phần mềm Google Tasks là một lựa chọn tốt nếu bạn có nhu cầu quản lý các công việc ở mức cơ bản, không đòi hỏi độ phức tạp cao.
Ưu điểm
- Tích hợp và đồng bộ với các ứng dụng của Google như Gmail hoặc Lịch Google.
- Việc đánh dấu thể hiện công việc đã hoàn thành một cách rõ ràng, chi tiết, tránh nhầm lẫn.
- Có thể tạo hệ thống nhiệm vụ con tương đối hiệu quả, nhưng chưa hỗ trợ chọn mốc thời gian.
Nhược điểm
- Không phải ứng dụng không được phát triển bởi Google nên mọi bản cập nhật đều tương đối chậm.
- Không có khả năng thiết lập công việc định kỳ.
- Khả năng tùy biến và quản lý công việc kém linh hoạt.
Phần mềm Evernote
Phần mềm Evernote là một ứng dụng quản lý ghi chú trực quan cung cấp cho bạn một nơi duy nhất để quản lý, nhập và trích xuất tất cả các loại ghi chú và đoạn văn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
EverNote có thể giúp bạn quản lý ghi chú, thời gian, làm việc hiệu quả và nó có thể đồng bộ giữa máy tính và thiết bị di động.
Ưu điểm
- Tùy chỉnh màu sắc phù hợp với sở thích của người dùng.
- Hỗ trợ giao diện Việt hóa, dễ sử dụng.
- Sắp xếp ghi chú theo danh mục.
- Cho phép chia sẻ các ghi chú một cách thuận tiện.
Nhược điểm
- Giao diện chưa thân thiện với người dùng khi truy cập ứng dụng lần đầu.
- Tốc độ phản hồi khi sử dụng trên Android vẫn còn chậm.
Phần mềm TickTick
Phần mềm TickTick là một phần mềm khá đơn giản nhưng hiệu năng rất mạnh mẽ. TickTick cho phép bạn kiểm soát công việc của mình từng tích tắc trên đồng hồ. Nó giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học. Một số tính năng của ứng dụng này là đồng bộ hóa các tác vụ trên tất cả các thiết bị của bạn, lưu các tác vụ để người dùng có thể tìm thấy chúng dễ dàng… Nó thực sự là một ứng dụng tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng. nên cài đặt cho thiết bị của bạn.
Ưu điểm
- Hoạt động tương tự như Todoist nhưng có nhiều tính năng độc đáo hơn và sử dụng rẻ hơn nhiều.
- Dễ dàng bắt đầu công việc trên ứng dụng mọi lúc, mọi nơi.
- Các tiện ích đi kèm như bộ đếm thời gian Pomodoro tương đối hữu ích, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng.
Nhược điểm
- Quá trình xử lý của Tick Tick không thực sự mượt mà.
- Liên kết với ứng dụng Lịch trên hệ điều hành và thiết bị chỉ khả dụng trên phiên bản Cao cấp.
- Phiên bản miễn phí có các tính năng và dung lượng tương đối thấp.
Phần mềm Todoist
Phần mềm Todoist có giao diện tương đối đơn giản nhưng vẫn sở hữu những tính năng vô cùng mạnh mẽ, được nhiều trang báo nổi tiếng như The Guardian, USA Today,… đánh giá cao.
Ưu điểm
- Cung cấp trên nhiều nền tảng từ máy tính đến điện thoại.
- Hỗ trợ tùy chỉnh linh hoạt nhóm dự án, gắn nhãn công việc hoặc đánh dấu mức độ quan trọng.
- Có thể phân loại nhiệm vụ theo thời hạn, thẻ, dự án nhanh chóng trong khi nhập dữ liệu mới.
- Hỗ trợ tích hợp với 2 trợ lý ảo nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa.
Nhược điểm
- Tính năng nhiệm vụ con không hiệu quả, khó khởi tạo các công việc đòi hỏi độ phức tạp cao và nhiều nhánh.
- Phiên bản miễn phí thực sự không có nhiều tính năng đặc biệt.
- Khi chạy trên hệ điều hành Windows, nó được đánh giá là kém chất lượng và có những hạn chế lớn về giao diện cũng như tính năng.
Lời kết
Phần mềm nhắc nhở khi làm việc thực sự hữu ích cho những người dùng muốn kiểm soát thời gian ít ỏi của mình, đặc biệt là những người phải làm việc với máy tính như dân văn phòng.
Nói rộng hơn, nó là một công cụ thông minh giúp người dùng kiểm soát mọi công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định cũng như những kế hoạch sẽ làm trong tương lai, đồng thời cộng tác hiệu quả trong tổ chức. . văn phòng. Hãy lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp để tối ưu hóa kết quả công việc.